第一章  总则 

　　第一条  为进一步加强和规范中国科学院光电技术研究所（以下简称光电所）会议管理，精简会议，改进会风，提高会议效率和质量，节约经费开支，根据有关文件规定，并结合光电所实际，制定本办法。 

　　第二条　全所的会议分类、审批、执行和会议费管理等，适用本办法。 

　　第三条  各单位召开会议应当坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则,严格控制会议数量,规范会议费管理。 

　　第四条  各单位召开的会议实行分类管理、分级审批。 

　　第五条  各单位应当严格会议费预算管理,控制会议费预算规模。会议费预算要细化到具体会议项目,执行中不得突破。 

　　第二章  会议分类与标准 

　　第六条  会议类别 

　　根据财行〔2013〕286号文件精神，我所召开的各种会议，属国务院各部委及各直属机构内设机构召开的会议，即“三类会议”和其他业务性会议（包括小型研讨会、座谈会、评审会等），即“四类会议”。两类会议分别参照《中央和国家机关会议费管理办法》中规定的会议标准执行。 

　　第七条  会议天数 

　　三、四类会议会期均不得超过2天。会议报到和离开时间，三类会议合计不得超过2天，四类会议合计不得超过1天。 

　　第八条  会议人数 

　　三类会议参会人员不得超过150人，其中，工作人员控制在会议代表人数的10%以内。 

　　四类会议参会人员视内容而定，一般不得超过50人。 

　　第九条  会议地点 

　　会议原则上在所内会议室召开，所内会议室无法安排时，以方便工作为原则，在财政部确定的党政机关出差会议定点饭店，或者在符合会议综合定额标准的协议酒店召开，按照协议价格结算费用。 

　　三、四类会议应当在四星级以下（含四星）定点饭店召开。 

　　不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。 

　　第三章  会议的申报和审批 

　　第十条  会议按以下程序和要求进行申报和审批： 

　　三类会议。由各部门报分管所领导批准后，于每年12月30日前将下一年度会议计划报所长办公室；所长办公室进行汇总，报主管所领导审批。各部门三类会议原则上每年不超过1次。 

　　四类会议。由各部门负责人报分管所领导批准后，于每年12月30日前将下一年度会议计划报所长办公室进行备案。 

　　会议申报应包括会议数量、会议名称、召开的理由、主要内容、时间、地点、代表人数、工作人员数、所需经费及列支渠道等内容。 

　　第十一条  各部门须严格执行会议计划，原则上不得召开计划外会议。确因工作需要临时召开会议的，应由主办部门至少于会议召开前7个工作日提出申请，经所长办公室审核后报主管所领导审批后纳入研究所年度会议计划。 

　　第十二条  所长办公室负责将经批准后的下一年度非涉密会议计划汇总形成光电所年度会议计划，并于次年1月10日前发布执行。 

　　第四章  会议费管理 

　　第十三条　各部门应严格会议费预算管理，控制会议费预算规模。会议费预算要细化到具体会议项目，执行中不得突破。会议费应纳入部门预算，并单独列示。 

　　第十四条　会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。 

　　前款所称交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。 

　　会议代表参加会议发生的城市间交通费，按照差旅费管理办法的规定回单位报销。 

　　第十五条　严禁各部门借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。 

　　各部门应严格执行会议用房标准，不得安排高档套房；会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量，安排自助餐，严禁提供高档菜肴，不安排宴请，不上烟酒；会议会场（含视频会议的分会场）一律不摆花草，不制作背景板，不提供水果。 

　　不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；不得额外配发洗漱用品。 

　　第十六条　会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。 

　　会议费综合定额标准如下： 

　　单位：元/人天 

　　综合定额标准是会议费开支的上限，各部门应在综合定额标准以内结算报销。 

　　第十七条　会议费原则上在项目预算或所专项经费中列支。 

　　第十八条　各部门应在会议结束后15个工作日内办理报销手续。会议费报销时应当提供会议审批文件、会议通知、会议议程、实际参会人员签到表、会议服务单位提供的原始明细结算单和发票等原始单据。所属各单位编制的会议费用综合预算应根据金额大小报有关领导审批。 

　　会议费用预算总额在2万元以下的，报分管科技处领导审批。 

　　会议费用预算总额在2万元（含2万元）以上、5万元以下的，经分管科技处领导审核后，报主管业务工作所领导审批。 

　　会议费用预算总额在5万元及以上的，经分管科技处领导审核后，报单位法人审批。 

　　对未列入年度会议计划，以及超范围、超标准开支的经费不予报销。 

　　第十九条  各类会议的经费开支必须由两名或两名以上的工作人员共同经办。 

　　会议主办部门的审批责任人必须对会议经费支出和报销单据真实性、合规性进行审核并签字，财务处据此办理报销手续。 

　　第二十条　各部门会议费支付，应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行，以银行转账或公务卡方式结算，禁止以现金方式结算。 

　　第五章  会议的安全与保密 

　　第二十一条  凡100人以下的会议，由主办部门根据参会人数、会场条件等因素，制定安全预案。100人（含100人）以上的会议，由主办部门制定安全预案，指定专人负责安全保卫工作，并于会议召开前10个工作日将安全预案报光电所安全保卫办公室备案。 

　　第二十二条  举办涉密会议，应按照“谁主办、谁负责”的原则，由主办部门按照国家有关要求制定保密工作方案，明确专人负责；严格落实涉密会议有关规定，防止失、泄密事件发生。 

　　第六章　会议费公示和年度报告制度 

　　第二十三条　所长办公室负责于每年3月15日前，将光电所上年度非涉密会议计划执行情况（包括会议名称、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、经费开支及列支渠道等）在指定工作平台进行公示。 

　　第七章　监督检查和责任追究 

　　第二十五条　监察审计部门会同财务处对各部门会议管理和经费使用情况进行监督检查。主要内容包括：会议费开支范围和开支标准是否符合规定；会议会期、规模是否符合规定，会议是否在规定的地点和场所召开；是否向其他单位转嫁、摊派会议费；会议费管理和使用的其他情况。　 

　　第二十六条　违反本办法规定的，依法依规追究会议举办部门领导和相关人员的责任。由监察审计部门责令改正，追回资金，并经报批后予以通报。对直接负责的主管人员和相关负责人，报请有关部门按规定给予行政处分。如行为涉嫌违法的，移交司法机关处理。　　 

　　第八章  附则 

　　第二十七条  光电所职工代表大会、党员代表大会的审批事项、会期及参会人员等，按照国家有关法律、党章的规定，由相关部门依据法律法规、章程，参照本办法相关条款作出规定，制定实施细则，并报上级组织备案。 

　　第二十九条  本办法由所长办公室负责解释，自2014年4月1日起施行。